Safedroid
intelligens e-iratkezelő rendszer
Dolgozz bárhonnan, érj el minden iratot, dokumentumot használd a jövő inteligens dokumentum szoftware-ét és növeld céged hatékonyságát!
Safedroid
Kerestél már Te is fontos dokumentumot?
Az üzleti folyamatainkat dokumentumok, iratok szabályozzák. Csak egy pár példa, milyen dokumentumokat is kereshetünk: szerződés, számla, kifizetési/befizetési bizonylatok, személyi állományi papírok, elszámoló dokumentumok, banki igazolások, megrendelések, visszaigazolások, szállítási papírok és sorolhatnánk. Sosem tudhatjuk, hogy mikor és hol kellenek ezek az iratok.
Nézzük, hogyan támogat minket a rendszer irataink használatában!
Papírmentes iroda
A Safedroid intelligens e-iratkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy minden iratunkat több évre visszamenőleg is felhőben tároljuk.
Biztonságos tárolás
A dokumentumok biztonságát a felhő alapú technológia és a rendundáns tárolás biztosítja! Valamint a kétlépcsős banki szitű azonosítás.
Nincs több elveszett irat
Keresési mezők definiálásával bármennyi időre, visszamenőleg tudunk keresni adott dokumentumot, amelyet BIZTONSÁGGAL meg is találunk.
Safedroid
Időt és pénzt spórol!
Az alábbi szituációban, egy adott cégnek több üzletága is van. Az üzletágakban külön-külön is futnak különböző projektek. A cég vezetősége szeretne rálátni azokra a dokumentumokra – projektenként és összességében is -, amelyek a cég üzletmenetét érintik. Ezért bekérik a projektekben, illetve a cégnél kötött szerződéseket. Hogy történik ennek az egyszerű feladatnak a megoldása?
1. A kérés beérkezése után, az üzletág vezetők kiadják munkatársaiknak feladatként, hogy gyűjtsék össze a szerződéseket. Mivel alapjában véve az iratrendező rendszerek fastruktúrában épülnek fel, a kollégák nem csekély időráfordítással, egyenként fogják kikeresni a „mappák” fileokból a szerződéseket.
2. Utána a megtalált iratokat e-mail rendszeren keresztül, elküldik feletteseiknek, akik utána összesítve megküldik a cégvezetésnek. Amennyiben előírják a belső folyamatok, akkor az adott cégnél ezek a szerződések, valahol külön-külön, az érintett üzletágaknál papír formájában is megtalálhatóak.
3. A cégvezetők a dokumentumokból, ugyancsak tovább adva a feladatot kollégáiknak, manuálisan riportokat készíttetnek, mert például, a várható bevételt szeretnék összesíteni a szerződésekből. Sok idő, amíg válaszokat kapnak. Pedig tudjuk a döntéseket időben kell meghozni.
4. Ennek a módszernek az a hátránya, hogy sok kollégának kell erre a feladatra időt fordítania, amely összességében, projektek számától függően, több napot is igénybe vehet.
Safedroid
Nézzük ugyanezt a Safedroiddal!
A folyamat kezdetén a szerződéskötéskor a szerződések felkerülnek a Safedroid felhő alapú rendszerébe. Ez a megoldás biztosítja, hogy jogosultsági szintet szabályozva- bárhol bármikor bárki hozzáférjen a szerződésekhez.
Vagyis jelen esetben, a cégvezetés azonnal megtudja nézni a szerződéseket, anélkül, hogy tovább adná kollégáinak a feladatot. Az e-iratkezelő rendszer, intelligens tallózási rendszerével a dokumentumokon belül tudunk definiálni mezőket, amelyekre később keresni lehet. Ezzel a logikai felépítésével a rendszer, több dimenzióban is lehetővé teszi dokumentumainak elérését.
Tehát a vezetőség lekérheti a cégben lévő összes szerződést, vagy lekérheti üzletáganként az összes szerződést, sőt üzletáganként és projektenként és megtudja vizsgálni a szerződéseket. Azzal, hogy biztosítottuk a mezőket, Excel kimutatásokat is le tudnak hívni a dokumentumokból. Így a vezetőség 2 perc alatt információt tud kinyerni a kategorizált és tárolt dokumentumokból, oly módon, hogy a mentett dokumentumok tartalmát is meg tudják nézni.
Ugye nem mindegy, sem időben, sem pénzben, hogy melyik folyamatot választjuk?
Safedroid
Bárhonnan használható!
Több vállalkozásra is jellemző lehet, hogy a központi irányítás, illetve a végrehajtás között fizikai távolság van. Legyen ez iroda vagy termelés, legyen ez másfajta telephely, legyen ez home office. Ez azt jelenti, hogy a munkavégzéshez szükséges iratok sincsenek egy helyen tárolva. Amennyiben valakinek szüksége van egy adott dokumentumra, iratra, abban az esetben, kell lennie valahol egy kollégának, aki megkeresi a rendszerben, kiküldi emailen vagy nyomtatás után, postázza az igényelt dokumentumot.
A Safedroiddal nem kell az irodában lennünk ahhoz, hogy iratot töltsünk fel. Ha épp ügyfélnél vagyunk, vagy az autóban ülünk, ha telephelyen vagy és a központba kell anyagot küldenünk, vagy épp letöltenünk, nem gond! A Safedroiddal nagyon egyszerűen lehet dokumentumot feltölteni, a felhő alapú tárolóba.
A kategorizálni kívánt dokumentumot beszkenneljük, fényképezzük, amely után, a Safedroid felületén „fogd és vidd” technikai megoldással, és a feltöltő gomb használatával, rögtön „felküldjük” a rendszerbe. Ezzel a gombnyomással már látja minden arra jogosult a dokumentumot. Sőt! még megjegyzést is fűzhetünk hozzá, amire keresni is tudunk! A feltöltött dokumentumot kategorizálni pedig, ráérünk később is!
Ennyire egyszerű lenne? IGEN!
Bárhonnan elérhető
A Safedroiddal nem kell az irodában lennünk ahhoz, hogy iratot töltsünk fel vagy le, a helyez való kötöttségek megszűnnek.
Időt és pénzt spórol
A keresgélés idő, az idő elvesztegetett idő mind kidobott pénz. Ezt minden vállakozó tudja.
Nincs több keresgélés
Órákon át tartó kutatás az irattárban, vagy hajmeresztő tornagyakorlatok a létra tetején, mind a múltba vész.
Safedroid
Papírmentes e-irattár!
Munkáink során az üzleti folyamatainkban rengeteg papírt használunk. Az jellemző ránk emberekre, hogy a dokumentumaink, irataink többségét papír formájában tároljuk, vagy otthon, vagy az irodában, vagy az erre kijelölt raktárban.
Az is sokszor előfordul, hogy több évre visszamenőleg kell, egy adott időszakra iratokat keresnünk. A legtöbb vállalkozásnak sem ideje, sem kapacitása nincs iratai kezelésre.
A Safedroid intelligens e-iratkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy minden iratunkat több évre visszamenőleg is felhőben tároljuk. A keresési mezők definiálásával bármennyi írdőre, visszamenőleg tudunk keresni adott dokumentumot, amelyet BIZTONSÁGGAL meg is találunk. Számon tartja helyettünk, hogy melyik iratunknak mikor jár le a kötelező tárolási ideje. Ezután egy gombnyomással archiválhatunk. Arról nem is beszélve, hogy iratmentes irodában dolgozhatunk. Többet nem jelent fizikailag korlátot az iratok tárolása, és kevesebb fa kivágására lesz szükségünk.
Amennyiben mégis ragaszkodunk az iratok fizikai nyomtatásához is, a Safedroid lehetőséget ad arra is, hogy minden egyes dokumentum esetében feljegyezzük annak, a fizikai irattárolónak gerincére írt azonosítóját, amelybe az iratot lefűzzük. Így nem kell keresni a fizikai papírt sem, mert annak tárolóhelyét a rendszer „megjegyzi” helyettünk.
Ugye Önök sem értik hogyan élhettek eddig safedroid nélkül? Kérem az ingyenes konzultációt