Azaz, ha nem szeretnénk teljes állású titkárnőt, vagy nincs időnk, tudásunk bizonyos dologok elvégzésére, akkor bérelhetünk valakit, aki azt a megfelelő kompetenciával elvégzi. Gábor 27 éves, és irodai virtuális asszisztensként dolgozik. Legutóbbi megbízója egy olyan vállalkozó volt, akinél 30 ember dolgozik, három telephelyen. Azzal a feladattal bízta meg, hogy minden hónap 5-ig készítse elő a könyvelő kollégáknak a bérszámfejtéshez szükséges anyagot. Be kellett szednie a három telephely minden munkavállalójának jelenléti ívét, amelyet emberenként és telephelyenként összesítve is kértek tőle. Külön kellett gyűjtenie a túlórákat, mert azok más bérkategória alá estek. A bérszámfejtéshez küldenie kellett a munkavégzést alátámasztó dokumentumokat is, így az adott munka megrendelését, a munkalapot és a munkaanyag elkészülése utána annak teljesítési igazolását. Ha jól számolunk akkor 30 ember esetén ez pontosan minimum 90 darab dokumentumot jelent munkánként.

Mivel a munkafolyamat nem túl hosszú, így általában a kollégák 3 munkát tudtak vállalni havonta. Tehát Gábornak az összes többi megrendelője mellett csak ennek a megrendelőnek havonta 180 dokumentumot kellett összegyűjtenie, és a könyvelésre küldenie. Továbbá összegeznie kellett a bejövő dokumentumokon lévő adatokat, amelyek a munkavállalók fizetésének alapját képezték. Felelősségteljes munka, amely nagyfokú odafigyelést, türelmet és precizitást feltételez.

Gábor a Safedroid használata előtt a következőképpen rendszerezte az e-mailen kapott anyagokat. Miután mindenkitől e-mailen bekérte az iratokat, kinyomtatta őket, és ezzel egyidejűleg lementette ezeket az adott munkavállaló mappájába. A papír alapú dokumentumokból – így kevésbé hibázott – excel file-ba rögzítette a számára releváns adatokat, és fizikailag is lefűzte egy-egy mappába, név szerint elválasztva a dokumentumokat. Az excel táblából kimutatást készített, és a lefűzött, rendszerezett mappával együtt elvitte az anyagot minden hónap 5-ig a könyvelésnek bérszámfejtésre. Gábor minden hónapban pontosan 3 teljes napot dolgozott ezeknek az adatoknak az összeszedésével a bérszámfejtést megelőzően.

Amióta azonban Safedroidot használ, a folyamat a következőképpen zajlik. A három telephelyen minden hónap 2-ig feltöltésre kerülnek az alátámasztó dokumentumok a telephely megjelölésével. Gábor a feltöltést követően azonnal látja a bejövő dokumentumokat. Mivel már előre definiálta, hogy a három dokumentumtípusból, milyen mezők adatait szeretné feldolgozni később, nincs más dolga, minthogy katalogizáljon és felhőbe rendszerezze az iratokat. Ez a művelet egy napot igényel az idejéből.

Ez nagyszerű hír, hiszen időközben vállalt más vállalkozások bérszámfejtési előkészítését is, így a katalogizlás előtt és után is tud a többi ügyféllel dolgozni. 5-én – nem korábban- a reggeli kávé elfogyasztása közben, egy kattintással lehívja a szükséges adatokat, majd egy újabb kattintással zip fileba csomagolja a dokumentumokat és e-mailen elküldi a könyvelés számára.

És hogy ezt még fokozni lehet? Bizony! Gábor bátran bevállalhat egy negyedik céget is, hiszen ha a könyvelésnek csoportos felhasználói jogosultságot adunk, ő maga is be tud lépni a Safedroidba és leszipkázza magának azokat a dokumentumokat, amelyek neki szükségesek. Méghozzá telephelyenként, emberenként, akár munkánként.