Szilvi szerda reggel 8-ra beszélte meg egyik ügyfelével azt a találkozót, amelyen egy fontos problémát kellett tisztázniuk. Egy pályázaton dolgoztak közösen, amelynek az utolsó elszámolását készítették elő. A dokumentumok összeszedése több időt vett igénybe, mint tervezték, mert a pályázatban megvalósított tevékenységekhez tartozó iratmappát, így az eredeti iratokat sem találták.

Maga a pályázat az egyszerűbbek közé tartozott: adott épület tetejére napelemet helyeztek fel, hogy optimalizálják az épület energiafelhasználását. 

Szilvi kapcsolattartója Detti volt, aki irodai tevékenységet végzett a cégnél, időközben azonban munkahelyet váltott és elment a vállalattól. Mivel a pályázatok kezelése Detti feladata volt, az idetartozó dokumentumokat is ő gyűjtötte össze. Távozása után kellett a cégnek azzal a mulasztással szembesülnie, hogy Dettin kívül senki nem ismerte a pályázatot, nem tudták, hogy hol kell keresni a szükséges dokumentumokat.

Vajon most vissza kell fizetniük a kapott támogatást?

Szilvi igyekezett megoldani a problémát. A szerdai megbeszélésen szembesítette a céget azzal, hogy az elszámoláshoz mennyi fontos iratot kell pótolniuk egy év távlatából, ha nem akarják a milliós nagyságrendű pályázati támogatást visszafizetni. Ugyanakkor javasolta a SAFEdroid rendszer azonnali bevezetését, amely lehetővé teszi, hogy az ügyfél által feltöltött papírokat a pályázatíró azonnal lássa, és katalogizálással a megfelelő pályázati elektronikus mappába sorolja. Azóta a cég számtalan pályázatot nyert és bár több kolléga is váltotta egymást ebben a pozícióban, többet soha semmilyen probléma nem volt “kallódó “iratokkal. Minden átadás zökkenőmentesen lezajlott.